회사에서 파워포인트를 준비하여 발표하는 것은 언제나 부담스럽습니다. 신입사원이라면 더 부담스러울 수 있고, 사람 성향, 성격에 따라 천차만별인 것이 바로 발표인 것 같습니다. 저는 입만 살았지 발표를 잘 하지 못합니다. 입만 살아있는 성격 탓에 대학생때부터 지금까지 프리젠테이션 발표를 많이 해 왔는데 여러사람 앞에서 조리있게 말을 잘 못해서 항상 개인적으로 생각했을 때 마음에 드는 발표 잘 하진 못했던 것 같습니다. 그래서 발표를 조리있게 잘 하는 사람들을 보면 많이 부러웠던 영역이기도 합니다.
어떻게하면 프리젠테이션을 잘 작성하여 발표까지 잘 할 수 있을까요? 믿거나 말거나지만 제가 스스로 느꼈던 여러가지 상황을 예로 들어보겠습니다.
모르는 사람은 처음부터 끝까지 말만 앞선다는 말이 있습니다. 본질로 돌아와서 생각해보면 자료를 만들때 내 보고서가 아닌 타인의 보고서를 바탕으로 수집한 경우, 프리젠테이션을 이쁘게 만들어야 하는 것에 강박이 있는 경우, 처음부터 동기부여가 올바르게 되지 않은 경우 정도로 쉽게 생각할 수 있을 것 같습니다.
첫번째로 표현한 타인의 보고서를 바탕으로 수집한 경우는 남의 보고서를 가져왔다는 의미가 아닙니다. 회사에서 '나'는 결코 혼자 일할 수 없습니다. 여러사람과의 협업을 통하여 업무가 완성되기에 온전히 내가 이해한 정보가 아닌 것들도 보고서에 담길 수 있고 그래서 그 의미를 정확하게 이해하지 않으면 말로써 그 정보가 온전히 나올 수 없다는 의미가 되겠습니다.
두번째로는 남들이 작성한 잘 만들어진 보고서와 나의 보고서를 비교하게 될 경우 입니다. 파워포인트 즉 프리젠테이션의 기초가 되는 자료작성의 기본 도구가 되는 이 툴은 몇 장 안되는 틀 안에 여러 정보를 핵심적인 내용을 간결하게 작성하되 상대방의 동의를 이끌어내야 하는 정말 고민이 많이 담겨야하는 것이라 할 수 있겠습니다. 앞서 제가 다른 카테고리에 남긴 글인 '난간에 부딪혔을때' 편에서 3%에 대한 표현을 하였는데, 단지 3%의 사람이 기존과 다른 방식을 시도하는 사람이며 그 외 97%는 대게 같은 방식에 의존하여 계속 난간에 부딪히는 사람이라 하였습니다. 남이 이미 작성해놓은 보고서를 내 것과 비교하면 그 맞춰진 틀에 갖혀 내 것을 온전히 보여주지 못하게 되었던 것 같습니다. 부끄러운 일은 아닌 것 같습니다만 나의 고민이 철저히 녹아들지 않으면 나의 프리젠티이션이 되기 어렵다는 것을 명확하게 이해해주셨으면 좋겠습니다.
세번째, 동기부여가 없는 경우 입니다. '왜 이 업무가 내게 주어졌는지 이해하지 못한 경우'로 볼 수 있는데 흔히들 표현하는 R&R(Role and Responsibilities의 약자), 즉 책임과 역할이 부족한 경우로 해석을 해봅니다. 대게 이런 경우는 리더의 역할이 다소 부족하여 발생할 수 있습니다. 또 다른 리더십 이야기에서 정확한 업무지시의 중요성을 강조하며 '방관자 효과'에 대해 언급한 바 있는데, 왜 이 업무를 당신이 해야하는지를 정확하게 설명을 해주어야 겠습니다. 업무를 지시할 때는 왜에 대한 것이 아주 중요한데 이는 업무를 지시하는 상황에 가장 강력한 효과를 가져오게 된다는 것을 명심해야겠습니다.
냉정하게 이야기를 풀어보았는데, 제가 다니는 회사에서 가장 널리 쓰는 프리젠테이션 양식을 선물로 드릴까 합니다. 아마 다른 큰 기업들도 대부분 이러한 양식을 사용하는 것 같습니다. 직장(사기업)에 다니는 선후배들 중 500명 이상 근무하는 좋은 회사에 다니는 분들의 파워포인트 양식도 이와 비슷한 것으로 여러차례 검증을 해보았고, 학회 등 타 기업들의 작성방식을 볼 수 있는 자리에서 역시 이러한 양식이 많이 쓰임을 알 수 있었습니다. 대단한 자료는 아닙니다만 사회초년생 분들이 처음 접근하기 어려운 또는 작성에 고민이 많을 때 참고하면 좋을 것 같습니다. 하지만 중요한 것은 상대방이 만들어둔 틀 안에 갇히지 않는 것이 좋다는 것입니다.
제가 블로그를 쓰면서도 참 의아한것이 이 리더십이나 직장인 꿀팁은 어려운거나 멀리있는 것이 아니지만 그렇다고 또 쉽거나 가까이 있는 것도 아닌 것이라 느끼는게 쓰는 내용들이 또는 접근하는 것들이 다 비슷비슷한 내용이라 그렇게 느끼고 있습니다.
아마 자신의 마음이 가장 중요하다는 의미인 것 같습니다. 말장난 같지만 결코 가벼운 이야기는 아닌 것 같습니다.
월요일입니다. 리더십에 대한 내용을 쓰는 저 역시 슬픕니다. 좋은 하루 되시기 바랍니다.